Funkcje systemu operacyjnego gabinetu

Moduły i architektura

Gabito to system operacyjny gabinetu — w jednej subskrypcji: dokumentacja, AI, RODO, portal klienta, karnety i rezerwacje. Wiele jednostek rozliczasz osobno. Bez limitu użytkowników.

• Jedna cena – wszystkie funkcje – bez limitu użytkowników
• Wiele jednostek w jednej instalacji — osobne parametry, zasoby i menu
• Role: administrator, manager, recepcja, terapeuta, klient, gość — manager to rola właściciela jednostki (domyślna po rejestracji)
• Profile uprawnień i granularna widoczność przycisków w interfejsie
• Wielojęzyczny interfejs — centralny słownik tłumaczeń
• Dashboard, ulubione moduły i globalne wyszukiwanie w całym systemie
• Audyt zmian na kluczowych encjach (np. bony, klienci)
• WebAuthn — logowanie passkey / kluczem sprzętowym
• Kreator konfiguracji jednostki — szybki start po rejestracji

Panel managera — narzędzia właściciela gabinetu

Manager loguje się przez panel personelu i ma pełny dostęp operacyjny do swojej jednostki — od kalendarza po konfigurację strony publicznej. To rola przeznaczona dla właściciela salonu, kliniki lub gabinetu.

• Logowanie do panelu personelu — domyślna rola po założeniu jednostki w Gabito
• Zarządzanie pracownikami — dodawanie kont recepcji i terapeutów, edycja, aktywacja i deaktywacja
• Profile uprawnień personelu — przypisywanie profili z granularną widocznością akcji w interfejsie
• Konfiguracja jednostki — dane firmy, logo, adres, strefa czasowa, język i parametry operacyjne
• Widoczność funkcji dla personelu — konfiguracja menu i uprawnień według ról
• Kreator konfiguracji jednostki — krok po kroku po rejestracji (usługi, kalendarz, portal, strona publiczna)
• Samouczki funkcji (Feature Guides) — interaktywne przewodniki po kluczowych modułach
• Katalog usług i cennik — czas trwania, ceny, kategorie, stawki VAT, promocje
• Raporty finansowe i operacyjne — sprzedaż, bony, statystyki gabinetu
• Ustawienia SMS, e-mail i powiadomień — szablony, salda, konfiguracja per jednostka
• Strona publiczna i API publiczne — konfiguracja kanałów, szablony SPA, SEO, linki z kodem QR
• Rezerwacje online i portal klienta — polityki dostępu, szablony potwierdzeń
• Marketing i lojalność — kampanie promocyjne, kody rabatowe, program punktowy
• Subskrypcja i płatności Gabito — aktywacja jednostki, jedna subskrypcja ze wszystkimi funkcjami, doładowania zasobów
• Monitor zasobów — saldo SMS, tokenów LLM, e-maili i status subskrypcji
• Skrzynka połączeń live assist — odbiór rozmów klientów ze strony publicznego chatu AI
• Historia rozmów gości z asystentem AI klienta — podgląd zapytań i rezerwacji z chatu publicznego

Zaloguj się jako manager

Kalendarz wizyt online i planowanie grafiku

Planowanie grafiku personelu, obsługa statusów wizyt i integracje z kalendarzem zewnętrznym.

• Kalendarz wizyt — planowanie, edycja, statusy, widok dla personelu
• Terminy klienta — lista i obsługa z perspektywy klienta
• Powiadomienia o terminach — automatyczne przypomnienia SMS i e-mail
• Kalendarze świąt — dni wolne wpływające na dostępność w kalendarzu i rezerwacjach
• Integracja z Google Calendar — synchronizacja terminów
• Oczekiwane płatności bonem przy wizycie — powiązanie wizyty z bonem lub karnetem
• Finalizacja wizyty i rejestracja sprzedaży bezpośrednio z kalendarza

CRM i kartoteka klientów

Pełna kartoteka z przebiegiem terapii, notatkami, załącznikami i segmentacją pod kampanie — nie tylko lista kontaktów do bookingu.

• Kartoteka klientów — dane kontaktowe, preferencje, powiązania z wizytami i sprzedażą
• Grupy klientów — segmentacja pod kampanie i komunikację
• Źródła pozyskania klienta — śledzenie skąd trafił klient
• Notatki przy kliencie, wizycie, bonie — z powiadomieniami
• Załączniki i przeglądarka plików — dokumenty, zdjęcia, pliki powiązane z rekordami
• Konta klientów w portalu — zarządzanie dostępem personelu do kont portalowych

Bony, karnety i sprzedaż

Obsługa bonów kwotowych i na usługi, sprzedaży w gabinecie oraz raportów finansowych.

• Bony i karnety — kwotowe, na usługi, wielousługowe; statusy (oczekujący, aktywny, wykorzystany, wygasły)
• Szablony bonów i karnetów — definiowanie typów i konfiguracji usług
• Realizacja, doładowanie, wysyłka i druk bonów
• Szablony wydruku bonów — personalizowane layouty PDF
• Raporty bonów — wykorzystanie, salda aktywne, realizacje
• Moduł sprzedaży — rejestracja transakcji, pozycje, powiązanie z klientem i usługami
• Płatności Gabito — subskrypcja platformy i doładowania zasobów (SMS, LLM, e-mail)
• Raporty finansowe i operacyjne — podglądy i statystyki

Portal klienta z postępami terapii

Samodzielny dostęp klienta — wizyty, zgody, bony i widoczne postępy w terapii, bez logowania do panelu personelu.

• Terminy i historia wizyt klienta
• Podgląd bonów, karnetów i zakupów
• Zgody RODO i formularze elektroniczne
• Notatki i opinie klienta
• Program lojalnościowy — punkty i nagrody
• Przeciwwskazania do zabiegów — formularze dla klienta
• Raporty i postępy w terapii widoczne dla klienta
• Historia SMS i e-mail wysłanych do klienta

Zaloguj się do portalu klienta

Strona publiczna gabinetu

Nowoczesna witryna SPA dla Twojego gabinetu — bez logowania personelu. Klient widzi ofertę, opinie i może od razu umówić wizytę lub porozmawiać z asystentem AI.

• Publiczna strona gabinetu pod adresem /public/unit/{id} — dostęp chroniony kodem publicznym jednostki
• Szablony wizualne SPA — motywy kolorystyczne, układy sekcji i podgląd na żywo w panelu managera
• Profil gabinetu — logo, dane kontaktowe, godziny otwarcia, opis „O nas”
• Galeria zdjęć — do trzech grup zdjęć (np. wnętrze, zespół, efekty zabiegów)
• Katalog usług publiczny — pełna oferta z cenami, czasem trwania i opisami
• Promocje i bestsellery — wyróżnione usługi w promocji lub najczęściej wybierane
• Rankingi usług — konfigurowalne zestawienia (np. najpopularniejsze zabiegi)
• Opinie klientów — oceny, recenzje tekstowe i konfigurowalne ujawnienie danych
• SEO strony publicznej — meta tytuł, opis, słowa kluczowe; generowanie tekstów z AI
• CTA na stronie — przyciski: umów wizytę, zobacz usługi, chat AI, portal klienta
• Konfiguracja widoczności sekcji — profil, usługi, opinie, chat AI, rezerwacje online
• Baner linków publicznych z kodem QR — łatwe udostępnianie adresu na wizytówce, w social media i SMS
• Spójny wygląd z rezerwacją online i chatem AI — jeden styl wizualny całej witryny

Rezerwacje online

Publiczny terminarz 24/7 — warstwa operacyjna systemu, nie cała obietnica produktu. Klient rezerwuje bez telefonu do recepcji.

• Publiczna strona rezerwacji konfigurowana w parametrach jednostki
• Wybór usługi, specjalisty i wolnego terminu
• Tryby terminarza — rezerwacja od pierwszej lub ostatniej wolnej godziny dnia
• Opcjonalna rejestracja klienta lub booking jako gość
• Szablony SMS i e-mail po utworzeniu rezerwacji
• Limity rezerwacji, rate limiting i zabezpieczenie Turnstile CAPTCHA
• Integracja z programem lojalnościowym — wcześniejsze terminy dla odznak
• Godziny otwarcia widoczne w publicznym profilu i rezerwacji

Panel personelu — konfiguracja rezerwacji

SMS, e-mail i komunikacja

Automatyczne przypomnienia o wizytach i pełna historia wysyłek — globalnie lub per jednostka.

• SMS — wysyłka, historia, statystyki; ustawienia globalne i per jednostka
• E-mail — logi wysyłek, statystyki, szablony; ustawienia globalne i per jednostka
• Powiadomienia systemowe w aplikacji — komunikaty i potwierdzenia
• Szablony po rezerwacji — SMS i e-mail konfigurowalne w parametrach jednostki
• Monitor zasobów — saldo SMS, tokenów LLM, e-maili i subskrypcji
• Doładowania prepaid — pule SMS/LLM/e-mail poza subskrypcją

Marketing, promocje i lojalność

Narzędzia do pozyskiwania i utrzymania klientów — od kodów rabatowych po opinie Google.

• Kampanie promocyjne i kody rabatowe — pule kodów, formularze, terminy ważności
• Program lojalnościowy — punkty i nagrody (personel + portal klienta)
• Marketing internetowy — warstwa kampanii i analityki na bazie CRM
• Opinie klientów — zbieranie i zarządzanie; prezentacja na stronie publicznej gabinetu
• Opinie Google — moduł powiązany z recenzjami Google
• Skracacz URL — linki do kampanii i komunikacji

RODO, elektroniczne zgody i przeciwwskazania

Zgodność z RODO wbudowana w proces — elektroniczne zgody, formularze przeciwwskazań i rejestr, bez papierowego chaosu.

• RODO — zgody klientów, formularze elektroniczne, wysyłka linków
• Ustawienia zgodności per jednostka
• Przeciwwskazania do zabiegów — formularze w portalu, przegląd przez personel
• Rejestr błędów API — diagnostyka dla administratora
• Historia audytu zmian na kluczowych danych

Przebieg terapii i dokumentacja wizyt

Elastyczna dokumentacja z konfigurowalnymi profilami — szablony pod specjalizację gabinetu. To rdzeń Gabito, nie dodatek do kalendarza.

• Wpisy z konfigurowalnymi polami — pełny przebieg terapii zamiast luźnych notatek
• Profile historii wizyt — szablony dokumentacji pod specjalizację gabinetu
• Pola historii wizyt — elastyczna konfiguracja formularzy
• Raport AI — podsumowanie przebiegu terapii, insighty, raporty zbiorcze i cząstkowe
• Słownik problemów (Raport AI) — standaryzacja z aliasami i ICD-10
• Postępy w terapii — widok dla klienta w portalu
• Załączniki i dokumentacja zdjęć powiązana z wizytą
• Sprawdza się w różnych typach praktyk — w tym w gabinetach TCM — z tą samą dokumentacją, kalendarzem, RODO i AI

AI, które realnie odciąża terapeutę i recepcję

Asystent Urek w panelu personelu — nie gadżet marketingowy. Podsumuje ostatnie wizyty, przygotuje notatkę na dziś i pomoże sprawdzić przeciwwskazania oraz zgody przed zabiegiem.

• „Podsumuj ostatnie 6 wizyt” — Raport AI przebiegu terapii
• „Przygotuj notatkę na dzisiejszą wizytę” — kontekst z kartoteki
• „Sprawdź przeciwwskazania i zgody RODO” — przed zabiegiem
• Function calling — wyszukiwanie klientów, terminów, bonów, formularzy
• Podsumowania operacyjne — terminy na dziś, wygasające bony, zasoby jednostki
• Wysyłka SMS i e-mail do klienta z rozmowy (po potwierdzeniu)
• Otwieranie formularzy — nowy klient, termin, bon, zgoda RODO
• Korekta tekstu AI i pomoc kontekstowa TourGuide
• Modele LLM — prepaid lub własne konto; logi zużycia

Asystent AI dla klienta

Osobny chatbot na stronie publicznej gabinetu — niezależny od asystenta Urek dla personelu. Odpowiada na pytania klientów o ofertę, pomaga wybrać usługę oraz może rezerwować termin lub łączyć z pracownikiem na żywo.

• Publiczny chat AI pod adresem /public/unit/{id}/chat — dostęp z kodem publicznym jednostki
• Konfigurowalna nazwa asystenta — własna tożsamość chatbota w ustawieniach strony publicznej
• Wiedza o usługach — ceny, czas trwania, opisy, promocje i przypisani specjaliści z katalogu
• Program lojalnościowy w rozmowie — zasady punktów, poziomy i korzyści z rezerwacji online
• Rezerwacja wizyty w czacie — propozycja wolnych terminów, wybór slotu lub kalendarz rezerwacji
• Dostęp dla gości bez konta oraz klientów zalogowanych w portalu klienta
• Widget chatu na stronie publicznej gabinetu — przycisk „Porozmawiaj z asystentem” w sekcji kontakt
• Połączenie na żywo z pracownikiem — opcjonalny przycisk „Połącz z pracownikiem salonu”
• Wybór pracowników uprawnionych do odbioru połączeń — konfiguracja per pracownik i w ustawieniach chatu
• Skrzynka live assist dla personelu — kolejka oczekujących, historia rozmów, tłumaczenie wiadomości
• Identyfikacja gościa — imię i telefon lub e-mail przy połączeniu na żywo (powiązanie z kartoteką)
• Historia rozmów AI gości — podgląd dla managera (zapytania, rezerwacje z chatu)
• Bezpieczeństwo — rate limiting, ochrona anty-nadużyciowa, osobne zużycie tokenów LLM